Para começar a ser uma pessoa mais organizada, você precisa entender o que enfrenta no dia a dia. Isso significa anotar tudo o que está no seu escopo: responsabilidades, projetos, funções, compromissos… Pensou, anotou.
Estabelecido o inventário de funções, o próximo passo envolve configurar um sistema de armazenamento digital de toda e qualquer obrigação. Claro, sem abdicar dos cadernos, planners e post-its.
Cal Newport, criador do podcast Deep Focus, indica três parâmetros. Você precisa ser capaz de criar uma coleção de listas; conseguir adicionar, retirar ou mover itens rapidamente; e poder incluir informações em cada item – como links, e-mails e comentários.
O que mais importa é que você consiga usar de modo intuitivo a plataforma. Entenda o nível de complexidade de suas funções e leve isso em conta na hora de fazer a escolha.
Depois que você estabelecer o seu sistema, tudo em volta estará trabalhando para tentar derrubá-lo. Por isso, é importante que você comunique às pessoas ao redor sua tentativa de ajeitar sua vida: e como isso vai afetar o acesso delas a você.
“Saber dizer não de maneira estratégica e delegar tarefas pode parecer algo negativo para sua reputação e performance no trabalho, mas na realidade é justamente o contrário”, diz Fabricio Stocker, professor da FGV.
Também é importante estabelecer um espaço onde a sua vida profissional e a pessoal se cruzem. Seja na agenda física, em uma aba da ferramenta digital… Trate os compromissos pessoais com a mesma seriedade que você trata os profissionais.
Segundo James Clear, especialista em aprimoramento contínuo, hábitos são juros compostos de seu aperfeiçoamento. No início, é um esforço danado para mantê-los; ao longo dos anos, eles melhoram – e muito – a sua vida.
A seguir, deixamos as quatro principais regras do especialista para a aplicação (e manutenção) de qualquer sistema.
Leia-se: no seu campo de visão, na sua mente, em cima da sua mesa. Fixe seu sistema nas abas favoritas, deixe-o aberto para ser a primeira e a última coisa que você vê no expediente. Se está fora da vista, grandes chances que esteja fora da mente.
Associe uma tarefa que você quer fazer com uma que precisa fazer. Que tal ouvir suas músicas favoritas enquanto organiza a agenda da semana? Ou enquanto toma um café? Contanto que você consiga focar no que está fazendo, qualquer associação está valendo.
A tecnologia pode ser tanto remédio quanto veneno. Escolha aquilo que lhe é intuitivo, simples e descomplicado. É o que te dará motivação para continuar com esse hábito no longo prazo.
Você precisa se sentir recompensado pela organização que tem mantido – e isso inclui prêmios imediatos para cada semana ou mês em que consegue se manter nos trilhos. Ir ao cinema, sair para jantar, fazer um ritual de skincare… Fica a seu critério.
Faça seu inventário, ajeite suas responsabilidades, conecte-as com as suas obrigações pessoais, crie mecanismos de recompensa conforme o tempo passar. E lembre-se: não existe viver sem prioridades. Se você não defini-las, o mundo fará isso por você.