Modelo híbrido coloca escritórios em xeque, e empresas remodelam espaços

pós mais de dois anos administrando pelo menos parte da equipe em home office — e diante de uma drástica mudança de rotina e propósito dos profissionais —, empresas passaram a investir em ambientes modernos, mais acolhedores e capazes de manter vivas a cultura e a interação entre colegas de trabalho. A ideia é fazer com que os funcionários encontrem sentido para voltar ao escritório, seja para reuniões pontuais, seja para trabalhar presencialmente alguns dias por semana, mas agora em um local repaginado e convidativo.

Além de promover o aumento da produtividade, o trabalho remoto permite a economia de tempo e de combustível com deslocamentos, além da adoção de uma alimentação com mais qualidade (veja no quadro), segundo o estudo Futuro do Trabalho: Espaços Resilientes, Seguros e Colaborativos, produzido pela International Data Corporation e encomendado pelo Google. Frente a tantos benefícios, as empresas se deparam agora com uma questão: como construir escritórios que consigam competir de igual para igual com o home office?

“Se tivermos um ambiente e um clima que compensem essa sensação de que a volta ao presencial é negativa, a chance de todos rapidamente perceberem os aspectos positivos da convivência profissional aumenta consideravelmente”, afirma Caroline Cadorin, diretora especializada no recrutamento de profissionais de tecnologia do Talenses Group. Além disso, o local precisa se mostrar seguro. “Não podemos esquecer que temos ainda muitas pessoas receosas com a retomada dessa rotina, por causa da covid-19”, afirma Caroline.

Para a especialista, o novo escritório precisa ser um ambiente mais prazeroso do que o antigo, onde todos desejem estar. O que não significa, necessariamente, trazer ares recreativos ao lugar. “Momentos de descompressão ao longo da rotina de trabalho e áreas reservadas para isso são iniciativas importantes, mas não são a principal demanda dos funcionários, que muitas vezes preferem ser eficientes no ambiente de trabalho para deslocar seu lazer para outros ambientes”, diz Leonardo Berto, gerente de operação da consultoria Robert Half. Uma cultura organizacional saudável praticada em todos os níveis hierárquicos da empresa, desde a diretoria até os funcionários operacionais, traz efeitos muito mais diretos para a motivação do empregado do que simplesmente dispor de mesas de sinuca, por exemplo.

Atuação descentralizada
Para se adequar à nova realidade, as empresas têm se baseado em pesquisas internas para entender as necessidades das pessoas e do negócio para definir as adaptações do espaço físico. “Para funções que podem ser realizadas de forma individual e independente, percebemos que as pessoas têm preferido manter, predominantemente, a realização da atividade de forma remota”, afirma Josilda Saad, gerente executiva de gestão de transformação da Vale.

Antes mesmo da pandemia, a empresa já apostava no modelo de múltiplos escritórios em diferentes localidades, para atender funcionários que moram longe da sede. Foi assim que, ainda no início de 2020, ela criou o conceito de hubs espalhados pelo país, que são espaços próximos às unidades operacionais da companhia. No Brasil, são 15 escritórios nesse modelo, em estados como Minas Gerais, Espírito Santo, Maranhão e Pará. Nos hubs, as mesas são dispostas com maior espaçamento entre si. “Quebramos, juntos, paradigmas comuns de qualquer empresa convencional, porque permitimos que o empregado alterne entre o trabalho remoto e os encontros presenciais nos hubs, que são ambientes pensados para estimular o engajamento, a interação, a colaboração e o aprendizado em conjunto”, afirma Josilda, que notou um aumento gradual do uso dos espaços, principalmente para atividades em equipe.

Ambiente aspiracional

O aumento e a consolidação da prática do home office são ganhos que vieram para ficar, mas isso não quer dizer que o formato totalmente remoto, comum nos momentos mais tensos da pandemia, seja a nova realidade. Porque a interação física ainda não pode, e provavelmente nunca poderá, ser substituída por telas. “A evolução trouxe muita coisa positiva, como o avanço do uso da tecnologia. Mas ela faz com que fiquemos conectados o tempo todo, gerando muita ansiedade”, diz Edise Toreta, diretora de recursos humanos para o Brasil e a América Latina da Merck, empresa do setor químico-farmacêutico. “Na minha opinião, ainda não existe nenhuma ferramenta que substitua a relação interpessoal.”

Em 2021, o escritório da Merck, localizado em São Paulo, passou seis meses em reforma. O resultado foi um ambiente aberto, sem tantas divisórias, com 84 estações de trabalho, 11 salas de reunião e cinco pequenos locais para a realização de chamadas telefônicas reservadas. O novo espaço, que só pode ser acessado mediante comprovante de vacinação para a covid-19, também conta com uma sala da presidência, espaços colaborativos, armários individuais para guardar pertences, área de amamentação e local de convivência com um novo refeitório. Para organizar a presença na sede, funcionários têm acesso a um aplicativo com todo o mapa do ambiente, em que podem marcar onde irão trabalhar em determinado dia.

Para essa transformação, o contato com os funcionários foi fundamental — são 160 os que frequentam o novo escritório, de um total de 1.300 empregados no Brasil. Durante os meses de obras, eles puderam acompanhar as novidades pelo canal de comunicação interno e, por meio de enquetes na plataforma, participaram até da escolha do tema que daria nome às salas de reunião. O mais votado foi Pontos Turísticos do Brasil, e entre as opções mais votadas estão Chapada dos Veadeiros, Arcos da Lapa, Pelourinho e Ilha de Marajó.

Na Merck, os funcionários são divididos em três categorias. Aqueles que fazem parte da área de vendas cumprem 10% da jornada de forma presencial. As equipes da fábrica permanecem 90% do tempo nos locais de trabalho, e os funcionários administrativos podem combinar com o gestor a frequência com que devem ir ao escritório. Edise define o novo escritório como “aspiracional” e orientado para o futuro. “Vivemos pensando no que precisamos dentro de nossas organizações para criar ambientes visando aquilo que está por vir”, afirma a executiva.

Mudanças necessárias

A ideia de manter escritórios mais favoráveis à colaboração e adotar o modelo híbrido ganhou os holofotes com a pandemia. Mas essas necessidades já existiam antes de 2020. O Citibank Brasil, por exemplo, decidiu pela reforma de seu escritório em 2019. “O Citi Center foi inaugurado em 1986, é um prédio icônico da cidade de São Paulo, localizado na Avenida Paulista, e merecia uma modernização em suas instalações”, diz Guilherme Mancin, líder de RH do Citi Brasil.

O prédio possui quase 50.000 metros quadrados de área construída, distribuídos em 18 pavimentos e quatro subsolos. O valor investido na reforma, que ainda não terminou, foi de 217 milhões de reais. As obras devem ser concluídas em setembro, quando será feita a reinauguração oficial do edifício.

Antes de iniciar o projeto, o Citi realizou uma pesquisa com os funcionários para descobrir quais eram as oportunidades de melhoria no prédio e as expectativas em relação ao novo espaço. “O ambiente de trabalho é 100% novo, seguindo os mais recentes projetos que o Citi implementa globalmente, com a criação de espaços colaborativos, copas mais amplas e equipadas, mais cores e paisagismo integrado, além do maior uso de iluminação natural, o que só foi possível depois de mudarmos o design interno dos andares”, afirma Guilherme.

A infraestrutura também foi praticamente toda remodelada. Todos os elevadores, escadas rolantes e catracas foram reformados e agora contam com acesso biométrico. Além disso, o edifício ganhou uma nova recepção, o auditório passou a ter o dobro da capacidade, e o andar que antigamente era ocupado pela presidência foi transformado em um ambiente colaborativo, com um amplo café, salas de treinamento e de reunião do tipo arena, sala de meditação e um terraço climatizado que também pode ser utilizado para o trabalho. Tudo isso tem contribuído para que as equipes queiram estar no espaço e sejam mais produtivas. “A infraestrutura física da empresa é sempre mais robusta do que a do home office, e muitos funcionários continuam a preferir o trabalho no escritório por essa razão”, diz Guilherme.

Globalmente, o Citi adotou o modelo de trabalho híbrido. No Brasil, são permitidos 30% do total de funcionários ao mesmo tempo no escritório — são 1.900 estações de trabalho para aproximadamente 2.000 funcionários. Por isso, há um rodízio de quem se voluntariou para o retorno presencial, feito diretamente com o respectivo gestor.

Para Guilherme, a presença no escritório permite a troca de experiências, o fortalecimento da cultura interna, a integração entre equipes e a redução do tempo de exposição a telas, “tornando os processos mais ágeis, com menos e-mails e reuniões virtuais”. A ideia é, portanto, capturar os aspectos mais positivos do presencial e do remoto, permitindo ao funcionário fazer escolhas melhores no trabalho e na vida.

Esta reportagem faz parte da edição 80 (junho/junho) de VOCÊ RH. Clique aqui para se tornar nosso assinante