6 práticas para sobreviver ao excesso de reuniões em vídeo

xaustão é um sentimento que tem sido relatado por muitos profissionais. Isso tem acontecido porque, na nova rotina, as empresas trocaram algo que seria um simples telefonema ou uma conversa de cinco minutos no corredor por conferências de pelo menos meia hora via aplicativos de vídeo. Com isso, as agendas ficam tomadas de reuniões, sem deixar que as pessoas tenham tempo para, de fato, se concentrar e produzir.

Recentemente, em um artigo publicado pelo Technology, Mind and Behavior, o professor Jeremy N. Bailenson, da Universidade de Stanford, apontou alguns efeitos negativos gerados pelo que ele chama de fadiga oriunda do excesso de videoconferências. Alguns desses efeitos negativos são o excesso de contato visual, o cansaço de enxergar a própria imagem, a redução da mobilidade natural humana e o esforço para manter a atenção cognitiva.

No meu dia a dia, tenho conversado com muitas pessoas sobre o tema e reuni aqui algumas das boas práticas para ajudar a repensar nossas agendas e ganhar mais produtividade:

1. Atenção ao tamanho das telas e à distância que você fica dela

Com base no estudo de Stanford, Jeremy comentou que devemos manter das telas a mesma distância que manteríamos de uma pessoa durante uma reunião presencial. Para ele, um distanciamento saudável é de, pelo menos, 50 centímetros. Ele comenta que quando estamos em um elevador, apertados e próximos demais de outras pessoas, tendemos a ficar desconfortáveis — o sentimento é o mesmo nas videochamadas.

2. Organize a sua agenda diariamente

Considerando o horário comercial e sem burlar a programação, bloqueie espaços na agenda para você conseguir focar em atividades que não dependam da interação com outras pessoas. Se deixarmos a agenda totalmente livre, a tendência é que as pessoas enviem convites preenchendo todos os horários disponíveis. Essa dinâmica tende a nos fazer estender o expediente para além do horário convencional, o que não é produtivo, saudável ou aconselhável.

Não há problema em ultrapassar o horário às vezes. Mas esse excesso de horas de trabalho não pode fazer parte da rotina em razão de videoconferências. Algo precisa ser ajustado, se essa for a sua realidade. Com relação ao tópico organização, vale ainda ter uma visão macro do planejamento da agenda, atrelado às entregas do dia, conciliando as reuniões com outras tarefas. Também não podemos esquecer de incluir na programação as pausas exclusivas para almoço.

3. Avalie com atenção o tempo das reuniões

Antes de enviar um convite para uma reunião, seja presencial, seja on-line, avalie com atenção qual será o tempo necessário para esse encontro. Evite transformar uma conversa rápida, de cinco minutos, em um bate-papo de meia hora. E questione caso receber um convite com um tempo que julgue excessivo.

4. Só aceite convites que realmente façam sentido

Avalie se a sua presença é de fato necessária em todas as videochamadas para as quais você recebe convite. Talvez seja prudente declinar de algumas após concordar com o organizador que a sua presença não é indispensável. Com educação, justificativa e bom senso, um “não” também pode ser dito ao outro sem causar desconforto.

5. Faça pausas entre os encontros virtuais

Procure estabelecer pausas de, pelo menos, 10 ou 15 minutos entre uma reunião e outra. Assim evita-se o transtorno de terminar uma reunião de maneira apressada ou ingressar em outra com atraso. Além disso, essa pausa é muito útil para tomar uma água, pegar um café ou simplesmente espairecer, ler os emails e responder as mensagens de WhatsApp. Com isso seu aproveitamento também será melhor no próximo encontro.

6. Estimule períodos sem reunião

Se possível, avalie com as pessoas do seu departamento ou organização a possibilidade de ter blocos de períodos sem nenhuma videoconferência. Pode ser uma manhã ou tarde de um ou mais dias da semana. Isso será muito produtivo e benéfico para todos. Já tenho visto empresas adotando a seguinte prática: um dia na semana em que é proibido agendar videoconferências internas, e os relatos são muito positivos.

Eu gosto bastante de termos a possibilidade de trabalhar conectados com outras pessoas sem precisarmos nos deslocar até elas. No meu dia a dia como recrutadora, isso ajuda demais a viabilizar as agendas, porque as pessoas, geralmente, conseguem encaixar as conversas dos processos seletivos com facilidade nesse novo formato.

Trabalhar alguns dias no formato remoto também traz os benefícios de menos estresse no deslocamento entre casa e trabalho, além da possibilidade de usar o tempo que ficaríamos no trânsito em prol de atividades relacionadas à nossa qualidade de vida, ao bem-estar e ao convívio com a família e com os amigos. Mas o alerta para o excesso de videoconferências é sempre válido e alguns pequenos ajustes nas nossas agendas podem tornar o nosso dia mais leve e produtivo.